Heute möchte ich Dir mal einen Einblick in meinem Job als Eventberaterin geben. Mir ist da was passiert, da kannste echt nur fassungslos den Kopp schütteln. Um ein Haar wäre die halbe Veranstaltung ins Wasser gefallen. Es war sehr spannend, aufregend und ärgerlich.

Aber der Reihe nach! 🙂

Ich stehe meinen Kunden, die eine Veranstaltung planen, beratend zur Seite. Manchmal wenn sie es selber machen wollten und irgendwann feststecken, oft aber auch schon seit Beginn der Planungen.

Ich bin seit über 25 Jahren als Eventmanagerin weltweit tätig. Ich plane Events von 10 – 10.000 Personen. Aber das, was wir hier bei einer kleinen aber feinen Messe erleben mussten, ist mir noch nie begegnet.

Meine Kundin, noch relativ jung aber sehr pfiffig, hatte nach einer erfolgreichen Probe-Veranstaltung mein Hilfsangebot für das nächste Mal angenommen und wir überdachten das Gesamtkonzept ein wenig, suchten eine neue Location und hatten bequeme 7 Monate Zeit für die Vorbereitungen. Wir nutzten unsere Kontakte um alles so kostengünstig wie möglich zu halten. Die Sache bekam einen neuen Namen, ein optimiertes Konzept und die Drucksachen wurden erstellt. Vom Vermieter wurden uns die Räumlichkeiten aus Kulanz schon einen Tag zuvor zur Verfügung gestellt.

Gesamteindruck: LÄUFT!

Doch als „alter Hase“ wusste ich ja: Da passiert dann noch so EINIGES! *schmunzel*

Es ging um eine Network-Marketing-Messe für Frauen. Bei den Ausstellerinnen handelte es sich also überwiegend um Direktvertrieblerinnen und ausschließlich um Frauen, denen wir Marken- & Branchenexklusivität zugesichert hatten!

Der erste Kreischalarm kam von meiner Kundin als es Streit mit der den Räumen angrenzenden Anbieterin gab, die Ihre Räume dann zur Messe ebenfalls öffnen wollte. Da wir aber bereits Ausstellerinnen in deren Bereichen hatten, und uns die Räumlichkeiten für den Sonntag exklusiv zugesagt waren, ging das natürlich nicht und wir überließen die Diskussion unserem Vermieter.

Weitere Alarm-Anrufe kamen in den Tagen vor der Messe mit Absagen der Models, Empfangsdamen und kranken Ausstellern. Aber auch das gehört eben alles dazu. Auch als wir von Straßensperrungen am Veranstaltungstag rund um unsere Location erfuhren blieb ich ruhig. Alles easy! Alles noch relativ normal. Alles zu lösen. Nur keine Panik! Ich beruhigte die Veranstalterin mit den Worten: „Alles vor einer Veranstaltung noch GANZ NORMAL!“

Wir haben bewusst nur unsere Stände am Samstag vorbereiten wollen. Zum Glück haben wir weitere Anfragen der Aussteller, schon am Samstag aufbauen zu können, abgelehnt. Geplant war für mich: 1 Stunde Vorbereitung meiner Beiden Messestände (die ich mir gleich gesichert hatte) und 1-2 Stunden Hilfe beim Aufbau vom Einlasscounter und der Beschallungstechnik.

Als ich um 11:00 Uhr eintraf erfuhr ich von einem kleinen Problem, das im Laufe das Tages dann aber immer weiter wachsen sollte.

Einer der insgesamt 3 gemieteten Räume hatte ein neues Schloss. Laut Vermieter gäbe es ab dem nächsten Ersten einen neuen Mieter des Raumes der dort vermutlich ein paar Sachen deponiert hat. Um 15:00 Uhr käme Jemand mit dem Schlüssel und dann müssten wir nur die paar Sachen herausnehmen.

Ich bereitete also meine Messestände im Vorraum vor, um diese nach Öffnung der Tür hineinzuschieben zu können. Anschließend half ich die Technik, den Empfangsbereich und weitere Sachen aufzubauen. Von 14:00 – 15:00 Uhr musste ich dann allerdings warten.

Als um 15:00 Uhr Jemand kam und die Tür gleich wieder verschloss, wartete ich weiter. Irgendwann habe ich geklopft und was ich dort sah, verschlug mir als „altem Eventhasen“ dann doch die Sprache. In dem Raum, in dem am nächsten Tag ELF Aussteller aufbauen wollten, und den ich schon mal per Klebestreifen aufteilen wollte, handelte es sich aber leider nicht um ein „paar Sachen“.
Ich stand in einem komplett eingerichteten Großraumbüro mit 6 voll bestückten Arbeitsplätzen.
Ich wartete fassungslos weiter bis der Vermieter sich bequemte zu kommen.

Dieser versicherte uns, dass hätte er nicht gewusst und der Raum würde von seinen Mitarbeitern geräumt. Wir hatten ausgemacht, dass das komplette Mobiliar, sowie die Technik und alle Akten raus müssten. Denn wir hatten keinen Raum angemietet der sonst ein Büro darstellt und nun die Utensilien in den Hintergrund rücken können, sondern einen professionellen leeren Ausstellungsraum.

Um Ihm entgegenzukommen, da wir noch immer dachten es wäre Fehler des Mieters gewesen, verlegten wir einen unserer Austeller auf die Wandseite und einigten uns darauf, dass 2 Schreibtische auf der Fensterseite auf dem Platz unserer ausgefallenen Ausstellerin stehen bleiben könnten, da dort ein PC-Netzwerk aufgebaut war.

Gegen 16:00 Uhr kamen die Mitarbeiter und räumten. … und räumten …….. Und räumten!

Als wir gegen 17:15 Uhr den Raum endlich betreten durften, waren die übrigen 8 Tische leergeräumt und samt der Mülleimer, Stühle und Telefone an der Fensterseite nebeneinandergestellt. Aussage der Veranstaltungsleiterin: „Mein Chef meinte, das reicht Ihnen!“

Hier bitte in Gedanken hysterisches Kreischen einfügen!

Versteht der das unter Absprache? *wütendschnaub*

Seine Mitarbeiterin so auflaufen zu lassen finde ich noch um Einiges unprofessioneller als den Raum doppelt zu belegen. Das bekam diese leider verbal von mir dann auch voll ab. Denn auch mir platzt Irgendwann der Kragen!

Sie versicherte uns dann, dass sie das nach Ihrer Veranstaltung, die zeitgleich in den Räumen unter uns gerade stattfand, ausräumen würde. Außerdem hatte sie die Idee, ob wir statt der 2 Leihtische nicht 2 Schreibtische nehmen könnten! Darauf gingen wir ihr zuliebe ein. Ich fing an die Plätze der Messestände zu markieren, um am Folgetag den Ausstellern direkt Ihre Plätze zuweisen zu können. Da wir noch immer mit 4 Messeständen im Vorraum darauf warteten diese im Raum endlich platzieren zu können, verschob ich einfach schon mal einige Tische & Stühle.

Gegen 18:00 Uhr haben wir dann mit der Veranstaltungsleiterin besprochen, dass wir einfach den Einlass etwas größer gestalten, die Regale als Abtrennung nutzen würden und die restlichen Tische im Vorraum abstellen. Ein weiteres Entgegenkommen unsererseits. Da Sie wieder zu Ihrer laufenden Veranstaltung gerufen wurde, und wir zum Aufbau einige Männer da hatten, boten wir Ihr an uns um die Umstellung der restlichen Möbel zu kümmern, damit sie das nicht in der Nacht alleine machen müsste.

Um 19:00 verließ ich statt wie geplant um 14:00 Uhr endgültig sprachlos Ihre Räume.

Am nächsten Morgen betraten die Ausstellerinnen die Räume für den Aufbau und plötzlich wurde eine von Ihnen blass. Ihr folgte ihr Mann, der auch sofort seltsam guckte. Wie sich schnell herausstellte, war Er der Mieter dieses Raumes und das schon seit 2 Wochen. Niemand hatte Ihn informiert. Der Fehler der Doppelvermietung lag also ganz klar doch beim Vermieter!

Im Endeffekt sind wir froh, dass wir das alles bereits am Samstag klären konnten. Welche Katastrophe wäre es gewesen, hätten wir das am Sonntagmorgen 2 Stunden vor der Eröffnung der Messe festgestellt und wohlmöglich gar keinen Zutritt erhalten. An die Regressansprüche der dort eingemieteten 11 Aussteller möchte ich gar nicht denken.

Anschließend erhielten wir ohne ein Wort der Entschuldigung eine Rechnung über die Vereinbarte Miete! Unfassbar! Das war die erste und LETZTE Veranstaltung die ich in diesen Räumen gemacht habe. Schade eigentlich, denn ich hätte für diese tolle Location noch 2 Anfragen gehabt. 🙁

In diesem Sinne: Welches ist Deine nächste Veranstaltung?

Lass Dir gerne von mir und SL.Events helfen! 😉